# Un dossier administratif complet en 2 minutes · ZénithIA

> Une dizaine de documents, tous différents, remplis à partir d’une seule saisie, sans erreur de recopie.

Adresse : https://www.zenithia.pro/entreprises/references/documents-administratifs-complexes/

Contexte et enjeux

## Le problème de départ

Dans le funéraire, chaque dossier exige une dizaine de documents administratifs. Tous différents, tous urgents, tous à remplir sans erreur.

Dans ce type de métier, une personne passe ses journées à recopier les mêmes informations d’un document à l’autre. Chaque erreur coûte un dossier refusé, et l’activité ne peut pas grandir sans embaucher.

Le même système s’adapte à

Pompes funèbres, agences immobilières (baux, états des lieux), courtiers, organismes de formation (conventions, attestations), transporteurs, auto-écoles, et tous les métiers noyés dans les formulaires.

Fonctionnalités clés

- Une seule saisie
- Remplissage automatique des modèles
- Contrôle des champs manquants
- Alerte en cas d’erreur
- Classement du dossier

La solution déployée

## Ce qu’on a construit, étape par étape

1. 01 Tout part d’un formulaire, ou d’un dossier déposé dans Google Drive.
2. 02 Les informations sont extraites, puis chaque modèle de document est rempli automatiquement.
3. 03 Le système vérifie les champs manquants.
4. 04 En cas de problème (un document qui ne se génère pas, une pièce absente), la bonne personne est alertée.
5. 05 Le dossier complet est rangé au bon endroit.

- n8n ou Make
- Google Drive
- Google Docs
- Modèle d’IA
- Formulaires

- Un dossier complet en 2 minutes Au lieu de 2 heures de recopie, document par document.
- Plus d’erreur de recopie Les informations sont saisies une seule fois, puis reportées sans faute partout.
- 20 heures de paperasse en moins chaque mois Ce temps revient aux familles et au suivi des dossiers.

[Parler de mon projet](https://formbricks.zenithia.host/s/cmpn8j7pq00xemw0176ofln1h?source=site)

[Toutes les références](https://www.zenithia.pro/entreprises/references/)

Comme souvent, ce déploiement s’inscrit dans un accompagnement plus large : une [mission de conseil](https://www.zenithia.pro/entreprises/conseil-ia/) pour choisir les bons chantiers, et une [formation des équipes](https://www.zenithia.pro/entreprises/formation-ia/), en ligne ou en présentiel, pour qu’elles s’approprient l’outil.

- [LC **Le Comptoir** Restaurant · client WhatsApp Bonjour ! Pour demain : 40 baguettes, 12 pains de campagne et comme mardi pour les croissants. 21:42 0:09 « Et ajoute 6 brioches, merci » 21:43 Assistant IA Bien reçu ! Récap pour demain, livraison à 6 h : 40 baguettes tradition 12 pains de campagne 60 croissants (comme mardi) 6 brioches 21:43 Automatisation IA Opérations Les commandes WhatsApp d’un boulanger, rangées toutes seules Restaurants et hôtels commandent en vrac sur WhatsApp. La feuille de production est prête à 6 h, les factures partent sans ressaisie. Voir le cas client](https://www.zenithia.pro/entreprises/references/commandes-whatsapp-artisan/)
- [Le CRM, source unique Tourne tout seul Étape 1 Les données arrivent de partout NewsletterFormulairesAppels de venteCampagnes SMS Étape 2 Elles sont synchronisées Automatiquement, dès que quelque chose se passe Étape 3 La base reste propre Contacts rattrapés, champs à jour, compteurs remis à zéro Étape 4 Tout vit dans le CRM Une seule source de vérité pour toute l’équipe **Un portefeuille pilotable** Automatisation IA Opérations Toutes vos données clients dans un seul CRM, sans ressaisie Newsletter, formulaires, appels, campagnes SMS : tout remonte dans le CRM. On sait enfin où en est chaque prospect. Voir le cas client](https://www.zenithia.pro/entreprises/references/crm-source-unique/)
- [Propositions TCTalvère ConseilCabinet de conseil ESPACE DE TRAVAIL Prospects Propositions **3** Devis Signatures Modèles PILOTAGE Rapports Journal d’activité Données synchroniséesDernière mise à jour à 09:41 Paramètres NANils ArvèleAssocié Propositions/ **Prospects** Rechercher…⌘ KMO **Tous 42** Appel fait 2À relire 1Envoyées 6Signées 9 RechercherFiltres ProspectBesoinBudget HTÉtapeDernier échangeProposition AV **Atelier Varelle** Diagnostic qualité, 3 sites12 000 €Appel faitAujourd’hui · 10:00Générer RL **Rovel Logistique** Refonte des process d’entrepôt38 000 €Appel faitAujourd’hui · 08:30Générer OC **Orbelune Conseil** Accompagnement ISO 900128 000 €À relireHier · 16:00Ouvrir TI **Talvère Industrie** Audit de l’organisation9 500 €Envoyée12 nov.Ouvrir ML **Morlan Lab** Diagnostic qualité11 000 €Envoyée10 nov.Ouvrir CS **Calnère Santé** Formation des managers6 400 €Signée7 nov.Ouvrir DB **Delvaux Bâtiment** Accompagnement qualité16 500 €Signée5 nov.Ouvrir 7 prospects sur 42Un bouton après chaque appel COMPTE RENDU DE L’APPEL AV Atelier Varelle Appel de 10:00 · 42 minutes Contexte Trois sites, un audit client prévu en mars. Besoin Un diagnostic qualité et un plan d’action. Budget Autour de 12 000 € HT Décision La directrice générale, sous quinze jours ModifierGénérer la proposition 2 propositions à générer · 1 à relireRien ne part sans validation Automatisation IA Vente Des propositions commerciales envoyées le jour même de l’appel Un clic après l’appel prépare la proposition, le devis et le document à signer, et il ne reste qu’à relire avant d’envoyer. Voir le cas client](https://www.zenithia.pro/entreprises/references/propositions-commerciales-signature/)

## Un système comme celui-ci, chez vous ?

On regarde ensemble votre fonctionnement actuel, et on vous dit ce qu’on construirait pour vous, en combien de temps, et ce que vous pouvez en attendre.

- ChatGPT
- Codex
- Claude
- Claude Code
- Mistral
- Gemini
- Perplexity
- DeepSeek
- Grok
- Llama
- Hugging Face
- Ollama
- OpenRouter
- LangChain
- MCP
- Hermes Agent
- OpenClaw
- Cursor
- OpenCode
- ElevenLabs

- n8n
- Make
- Zapier
- Power Automate
- Airtable
- Supabase
- PostgreSQL
- NocoDB
- Python
- TypeScript
- Docker
- Kubernetes
- GitHub
- GitLab
- Cloudflare
- AWS
- Azure
- Google Cloud
- Scaleway
- OVHcloud
- Hetzner
- Coolify
- Vercel
- Resend

- Google Workspace
- Gmail
- Google Sheets
- Outlook
- Teams
- Excel
- Word
- SharePoint
- OneDrive
- Slack
- Notion
- Zoom
- Calendly
- WhatsApp
- Telegram
- LinkedIn
- HubSpot
- Salesforce
- Pipedrive
- Twenty
- Odoo
- SAP
- Sage
- QuickBooks
- Pennylane
- Qonto
- Stripe
- Shopify
- DocuSign
- Zendesk
- Intercom
- Mailchimp
- Twilio
- Chatwoot
- Formbricks
- Canva
- Figma
- Jira
- Trello
- Asana
- Dropbox

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