# Un réceptionniste IA qui décroche tous les appels du garage > Un réceptionniste IA décroche tous les appels, prend les rendez-vous, transfère les urgences et résume chaque appel. Adresse : https://www.zenithia.pro/entreprises/references/receptionniste-ia-telephone/ Le client Entreprise Garage indépendant, mécanique et carrosserie Équipe Sept personnes, dont un gérant qui tient aussi l’accueil Volume 40 à 50 appels par jour, un tiers en dehors des horaires ou pendant une intervention Outils de départ Un téléphone fixe, un répondeur, un agenda partagé et des post-it au comptoir Mise en service Par étapes : les réponses aux questions courantes, puis la prise de rendez-vous, puis les transferts et les résumés Suivi Réglage des réponses, maintenance et évolutions chaque mois Le besoin ## Un appel sur trois sonnait dans le vide Dans ce garage, le téléphone sonne quand tout le monde a les mains dans un moteur. Le gérant tient l’accueil entre deux devis, et le soir, c’est le répondeur. Un appel sur trois n’était pas décroché. Ces appels manqués étaient souvent des rendez-vous, pour une vidange, des pneus ou un contrôle technique. Un client qui tombe sur le répondeur rappelle rarement, il appelle le garage suivant. Les autres appels coupaient l’équipe toutes les dix minutes pour une question simple, savoir si une voiture est prête ou à quelle heure ferme l’atelier. Le gérant voulait que chaque appel reçoive une réponse, sans embaucher une personne de plus à l’accueil pour couvrir aussi le soir et le samedi. Ce qui arrivait chaque semaine - 01 Le samedi à 19 h Un client appelle pour ses pneus hiver et tombe sur le répondeur. Le lundi matin, il a pris rendez-vous ailleurs. - 02 La question qui coupe un démontage Un mécanicien pose sa clé pour répondre : « Est-ce que ma voiture est prête ? » Il le fera douze fois dans la journée. - 03 Le post-it perdu Un message est noté sur un post-it à l’accueil. Le post-it tombe derrière le comptoir, et le client n’est jamais rappelé. 01 ### Une conversation naturelle au téléphone L’agent décroche dès la première sonnerie, annonce l’enregistrement et répond comme une personne de l’accueil. Il demande le véhicule, la prestation et le créneau qui arrange le client. Chaque appel est transcrit en entier. - Décroche 24 h sur 24 - Répond aux questions courantes - Transcription complète de chaque appel Accueil IA GR Garage du Rovel Mécanique et carrosserie ESPACE DE TRAVAIL Tableau de bord Appels 3 Agenda Clients Réponses types Horaires PILOTAGE Rapports Journal des appels Données synchronisées Dernière mise à jour à 09:41 Paramètres OL Oren Lival Gérant Réceptionniste IA / Conversation Rechercher… ⌘ K MO Ce soir 9 À rappeler 4 CA Mme Calnère Vidange et bruit de freins sur une Clio. Créneau réservé mardi 8:30. 18:42 Rendez-vous ?? 06 •• •• 41 12 Choc sur le pare-chocs arrière. Photos demandées par email pour chiffrer. 18:15 Devis RO M. Rovel Demande si sa voiture est prête. Réponse donnée : jeudi après 17 h. 17:50 DE M. Delvaux Panne sur la rocade, demande un dépannage. Transféré à l’atelier. 17:31 Urgence MO Mme Morlan Contrôle technique avant vente. Créneau réservé vendredi 14:00. 16:58 FO Fournisseur Livraison de pièces décalée à demain 9 h. Message transmis. 16:20 Autre Garage du Rovel, bonjour. Je suis l’assistant du garage, cet appel est enregistré. Que puis-je faire pour vous ? Réceptionniste · 0:00 Bonjour, je voudrais faire la vidange, et j’ai un bruit quand je freine. Appelante · 0:09 Je note la vidange et un contrôle des freins. Quel est votre véhicule ? · 0:17 Une Clio, la 4. · 0:23 J’ai mardi à 8:30 ou mercredi à 14:00. Lequel vous arrange ? · 0:31 Mardi 8:30, c’est parfait. · 0:40 C’est réservé : mardi 18 novembre à 8:30. Vous recevez une confirmation. · 0:46 CE QUE L’AGENT A RETENU Motif Véhicule Renault Clio IV Prestation Vidange, contrôle freins Créneau Mardi 18 nov. 8:30 Réservé · Pont 2 Confirmation Envoyée à 18:45 Créneau revérifié Disponibilité contrôlée juste avant de confirmer. 02 ### Chaque appel trié et résumé Le tableau des appels range chaque appel avec son motif, un résumé de deux lignes et son issue : rendez-vous pris, information donnée, message ou transfert. L’équipe voit d’un coup d’œil ce qui demande une action. - Le motif reconnu pendant l’appel - Un résumé prêt à lire - Les appels à rappeler mis en avant GR 3 OL / MO Tous 47 RDV pris 14 Transférés 3 Rechercher un appel | Heure | Appelant | Motif | Résumé | Issue | Durée | | 18:42 | **Mme Calnère** | Rendez-vous | Vidange et bruit de freins sur une Clio. Créneau réservé mardi 8:30. | RDV pris | 2 min 41 | | 18:15 | **06 •• •• 41 12** | Devis | Choc sur le pare-chocs arrière. Photos demandées par email pour chiffrer. | À rappeler | 1 min 58 | | 17:50 | **M. Rovel** | Suivi | Demande si sa voiture est prête. Réponse donnée : jeudi après 17 h. | Info donnée | 1 min 12 | | 17:31 | **M. Delvaux** | Urgence | Panne sur la rocade, demande un dépannage. Transféré à l’atelier. | Transféré | 0 min 48 | | 16:58 | **Mme Morlan** | Rendez-vous | Contrôle technique avant vente. Créneau réservé vendredi 14:00. | RDV pris | 2 min 05 | | 16:20 | **Fournisseur** | Autre | Livraison de pièces décalée à demain 9 h. Message transmis. | Message | 0 min 55 | | 12:47 | **M. Garnier** | Rendez-vous | Montage de pneus hiver. Créneau réservé samedi 10:00. | RDV pris | 1 min 49 | 7 appels sur 47 aujourd’hui Tous décrochés RÉSUMÉ DE L’APPEL · 18:42 IC #### Mme Calnère Cliente depuis 2023 · Renault Clio IV Demande Vidange et bruit de freins à l’avant Mardi 18 nov. à 8:30, réservé dans l’agenda Envoyée à la cliente À préparer Plaquettes avant à commander Écouter Lire la conversation Décroche 24 h sur 24 · 12 appels hors horaires aujourd’hui Enregistrement annoncé à chaque appel Chaque appel trié Rendez-vous, rappel ou transfert. Le motif de l’appel Reconnu pendant la conversation. Le résumé prêt à lire Demande, créneau, ce qu’il faut préparer. 1. **Chaque appel trié** Rendez-vous, rappel ou transfert. 2. **Le motif de l’appel** Reconnu pendant la conversation. 3. **Le résumé prêt à lire** Demande, créneau, ce qu’il faut préparer. 03 ### Un agenda qui se remplit seul L’agent vérifie les disponibilités de l’atelier, propose deux créneaux et réserve celui que le client choisit. Le rendez-vous arrive dans l’agenda avec la prestation, et le client reçoit une confirmation. - Disponibilités revérifiées avant de confirmer - Créneaux proposés selon la prestation - Confirmation envoyée au client LOGICIEL SUR MESURE GR 3 OL / Agenda de l’atelier MO Lun 17 Mar 18 Mer 19 Jeu 20 Ven 21 Sam 22 8:00 Révision · M. Talvère Pris au comptoir Vidange, freins · Mme Calnère Pris par le réceptionniste Vidange · Mme Castel 9:00 Courroie · M. Norelle Freins · M. Soreval 10:00 Carrosserie · M. Lurève Pneus hiver · M. Garnier 11:00 Révision · M. Arvèle 14:00 Pneus · Mme Orsèle Climatisation · Mme Lival Contrôle technique · Mme Morlan 15:00 Diagnostic · M. Vian 16:00 Pneus · M. Dorlane 17:00 04 ### Le résumé sur le téléphone du gérant Le soir, le gérant voit sur son téléphone les appels décrochés après la fermeture : qui a appelé, pourquoi, et ce qui a été fait. Il sait le matin qui rappeler en premier. - Les appels de la soirée en un coup d’œil - Ce qui a été fait pour chacun - Les rappels du lendemain 18:46 OL CE SOIR, APRÈS LA FERMETURE #### 9 appels décrochés 3 rendez-vous pris · 2 à rappeler demain Mardi 8:30 réservé · vidange, freins Choc pare-chocs · photos demandées Dépannage · transféré à l’atelier 05 ### Les urgences transférées Une panne sur la route ou une demande inhabituelle est transférée à l’atelier pendant les horaires. En dehors, l’agent prend un message complet et le marque « à rappeler ». - Transfert vers la bonne personne - Message complet hors horaires - Rien ne se perd entre deux appels Ce qui entre - **Appels entrants** Le numéro habituel du garage, renvoyé vers l’agent - **Réponses de l’atelier** Horaires, prestations, tarifs courants - **Disponibilités** L’agenda de l’atelier ### Réceptionniste IA Agent vocal Comprend, répond, propose un créneau Automatisations Réservation, résumé, rangement de l’appel Registre des appels Transcriptions, motifs, issues Interface Appels, agenda et résumés sur téléphone Chaque appel annoncé comme enregistré, chaque réponse définie par l’équipe Ce qui sort - **Rendez-vous** Réservés dans l’agenda - **Transferts** Les urgences vers l’atelier - **Résumés** Sur le téléphone du gérant - **CRM** Fiche du client mise à jour 1. 01 Les silences qui font raccrocher Le problème Au téléphone, deux secondes de silence suffisent pour qu’un appelant croie la ligne coupée. Or vérifier un agenda prend du temps. Ce qu’on a fait L’agent répond par phrases courtes, dit ce qu’il fait pendant qu’il consulte l’agenda (« je regarde les créneaux de mardi ») et accepte d’être interrompu, comme une personne. Ce que ça change pour vous Des conversations fluides, et des clients qui restent en ligne jusqu’à la réservation. 2. 02 Un créneau pris deux fois Le problème Entre le moment où l’agent propose un créneau et celui où le client le choisit, quelqu’un au comptoir peut l’avoir réservé. Ce qu’on a fait L’agent revérifie la disponibilité juste avant de confirmer, réserve directement dans l’agenda, puis relit la réservation au client. Ce que ça change pour vous Jamais deux voitures sur le même pont à la même heure. 3. 03 Les noms et les numéros mal compris Le problème Au téléphone, un nom de famille ou une plaque d’immatriculation se comprend mal, surtout dans un atelier bruyant. Ce qu’on a fait L’agent fait épeler les noms et répète les numéros avant de les noter. Le résumé signale ce qui reste incertain. Ce que ça change pour vous Des fiches justes, et des rappels au bon numéro. 4. 04 Un transfert quand personne ne peut répondre Le problème Transférer une urgence à l’atelier n’a de sens que si quelqu’un décroche. Le soir, un transfert finirait sur un répondeur. Ce qu’on a fait Les transferts suivent les horaires de l’atelier. En dehors, l’agent prend un message complet, le marque « à rappeler » et le place en tête du résumé du gérant. Ce que ça change pour vous Les urgences du soir sont les premiers appels traités le matin. - 100 % des appels décrochés Le soir, le week-end et pendant les interventions. - 30 % de rendez-vous en plus Les appels qui sonnaient dans le vide deviennent des créneaux réservés. - 1 heure rendue chaque jour Les questions simples ne coupent plus les mécaniciens. - Aucun message perdu Chaque appel a son résumé et son issue, rangés dans le tableau des appels. [Parler de mon projet](https://formbricks.zenithia.host/s/cmpn8j7pq00xemw0176ofln1h?source=site) [Toutes les références](https://www.zenithia.pro/entreprises/references/) - **Retell AI** Agent vocal - **Cal.com** Agenda et réservation - **Google Calendar** Agenda de l’atelier - **n8n** Automatisations - **Google Sheets** Registre des appels Questions fréquentes ## Vos questions sur le réceptionniste IA **Qu’est-ce que le réceptionniste IA ?** C’est un agent vocal sur mesure, mis en place par ZénithIA, qui décroche les appels d’une entreprise, répond aux questions courantes, prend les rendez-vous dans l’agenda et transfère les demandes urgentes. Chaque appel est transcrit, résumé et rangé, et le gérant reçoit les résumés sur son téléphone. **Les clients savent-ils qu’ils parlent à une IA ?** Oui. L’agent se présente comme l’assistant du garage et annonce que l’appel est enregistré. Il parle naturellement, sans se faire passer pour une personne. **Combien de temps faut-il pour être opérationnel ?** La mise en service se fait par étapes. L’agent répond d’abord aux questions courantes, puis prend les rendez-vous, puis gère les transferts et les résumés. À chaque étape, on écoute de vrais appels avec vous et on ajuste les réponses. Pour voir ce que ça donnerait chez vous, [prenez rendez-vous](https://formbricks.zenithia.host/s/cmpn8j7pq00xemw0176ofln1h?source=site). **Garde-t-on notre numéro de téléphone ?** Oui. Les appels arrivent sur votre numéro habituel et sont renvoyés vers l’agent selon la règle que vous choisissez : tout le temps, en dehors des horaires, ou quand la ligne est occupée. **Que fait l’agent quand il ne sait pas répondre ?** Il ne devine pas. Pendant les horaires, il transfère l’appel à la bonne personne ; en dehors, il prend un message complet et le marque « à rappeler ». Les réponses qu’il donne viennent de ce que votre équipe a défini. **Fonctionne-t-il avec notre agenda et nos outils ?** Ce projet utilise Cal.com ou Google Calendar, n8n et Google Sheets. Si vous travaillez avec un logiciel métier qui a son propre agenda, un CRM ou une messagerie, c’est possible : on écrit le connecteur, et l’agent réserve directement dedans. Pour voir ce que ça donnerait chez vous, [prenez rendez-vous](https://formbricks.zenithia.host/s/cmpn8j7pq00xemw0176ofln1h?source=site). **Peut-il appeler les clients, par exemple pour rappeler un rendez-vous ?** Pas par défaut : il répond aux appels entrants. Les rappels de rendez-vous ou les appels sortants peuvent s’ajouter sur mesure, avec vos règles et vos horaires. Pour voir ce que ça donnerait chez vous, [prenez rendez-vous](https://formbricks.zenithia.host/s/cmpn8j7pq00xemw0176ofln1h?source=site). **Qui garde les enregistrements, et le RGPD est-il respecté ?** L’appel est annoncé comme enregistré dès le début, et les enregistrements sont conservés pour la durée que vous fixez. Les données ne servent jamais à entraîner des modèles d’IA, et l’accès dépend du rôle de chaque personne. **Peut-on adapter les réponses de l’agent ?** Oui, c’est le principe. Ses réponses, ses questions, les prestations qu’il propose et les cas qu’il transfère suivent votre activité, et on les ajuste en écoutant de vrais appels. Si une fonction manque, comme un premier devis ou une demande de photos, on l’ajoute sur mesure. Pour voir ce que ça donnerait chez vous, [prenez rendez-vous](https://formbricks.zenithia.host/s/cmpn8j7pq00xemw0176ofln1h?source=site). **Comment se passent la maintenance et les évolutions ?** Le système est maintenu chaque mois : écoute d’appels, ajustement des réponses, mises à jour. Les évolutions suivent votre activité, comme de nouvelles prestations, de nouveaux horaires ou un second numéro. Pour voir ce que ça donnerait chez vous, [prenez rendez-vous](https://formbricks.zenithia.host/s/cmpn8j7pq00xemw0176ofln1h?source=site). Comme souvent, ce déploiement s’inscrit dans un accompagnement plus large : une [mission de conseil](https://www.zenithia.pro/entreprises/conseil-ia/) pour choisir les bons chantiers, et une [formation des équipes](https://www.zenithia.pro/entreprises/formation-ia/), en ligne ou en présentiel, pour qu’elles s’approprient l’outil. - [AD **Assistant documentaire** Procédures, contrats, notices techniques Assistant Un client demande si la garantie couvre une pompe remplacée par un autre installateur. On répond quoi ? 14:03 Non : la garantie ne s’applique plus à une pièce remplacée par un intervenant non agréé. Les pièces d’origine non touchées restent couvertes jusqu’à la fin de la période. Conditions générales de garantie, article 7.2, page 34 14:03 Et pour faire agréer un installateur partenaire ? 14:05 Agent IA Relation client Un assistant qui répond à partir de vos documents, source à l’appui Contrats, procédures, notices : posez votre question, la réponse arrive en 10 secondes avec le passage exact du document. Voir le cas client](https://www.zenithia.pro/entreprises/references/assistant-documentaire/) - [Boîte de réception contact@ · aujourd’hui Emails reçus **46** Brouillons prêts **31** Partis seuls **9** ExpéditeurObjetCatégorieRéponse M. Bernard Réclamation : commande incomplète Urgent À relire Julie M. Demande de devis pour 40 personnes Client Brouillon prêt Transports Royer Retard de livraison lundi Fournisseur Brouillon prêt Cabinet comptable Duval Pièces à transmettre avant le 30 Administratif Brouillon prêt Automatisation IA Relation client Une boîte mail triée, avec un brouillon de réponse prêt à chaque email Chaque email est classé, chaque réponse est préparée avec le ton de l’entreprise. Vous relisez et vous envoyez en 10 secondes. Voir le cas client](https://www.zenithia.pro/entreprises/references/tri-reponse-emails/) - [Reach ATAtelier FormationEspace de démonstration ESPACE DE TRAVAIL Vue d’ensemble Performance Conversations **12** Leads Rendez-vous Ventes DIRECTION Rapports Journal d’activité Données synchroniséesDernière mise à jour à 09:41 Paramètres MOMaël OrvaneAdministrateur Reach/ **Acquisition** Rechercher…⌘ KMO 7 jours **31 jours** 90 jours Tous canaux Rechercher une campagneFiltres Dépense **6 000 €** Budget consommé Conversations **900** Tous canaux Qualifiés **270** 30 % des conversations Coût / qualifié **22 €** 22,22 € au centime RDV pris **108** 12 % des conversations Clients **26** 26 ventes confirmées Encaissé HT **31 200 €** Paiements confirmés ROAS HT **× 5,2** Revenus / dépense **Conversations par jour** Octobre 2026 · 900 conversations 453015001 oct.06 oct.11 oct.16 oct.21 oct.26 oct.31 oct. **Performance des campagnes par publicité** Diffusion Meta · 4 canaux Publicité / canalDépenseConv.Qualifiés€ / qualifiéRDVClientsEncaissé HTROAS HT **Atelier pratique A** Instagram · Active2 400 €36010822,22 €441113 200 €5,50 **Témoignage B** Messenger · Active1 800 €2708122,22 €3289 600 €5,33 **Parcours C** WhatsApp · Active1 200 €1805422,22 €2256 000 €5,00 **Retours clients D** Facebook · Active600 €902722,22 €1022 400 €4,00 Total6 000 €90027022,22 €1082631 200 €5,20 Connecté àMetaWhatsAppCalendlyStripeHubSpotROAS = encaissé HT / dépense Logiciel IA métier Acquisition Vous savez quelles publicités vous amènent des clients qui paient Un assistant IA qualifie chaque prospect sur Instagram, Messenger et WhatsApp, et chaque vente encaissée remonte jusqu’à sa publicité. Voir le cas client](https://www.zenithia.pro/entreprises/references/logiciel-acquisition-publicite/) ## Un système comme celui-ci, chez vous ? On regarde ensemble votre fonctionnement actuel, et on vous dit ce qu’on construirait pour vous, en combien de temps, et ce que vous pouvez en attendre. - ChatGPT - Codex - Claude - Claude Code - Mistral - Gemini - Perplexity - DeepSeek - Grok - Llama - Hugging Face - Ollama - OpenRouter - LangChain - MCP - Hermes Agent - OpenClaw - Cursor - OpenCode - ElevenLabs - n8n - Make - Zapier - Power Automate - Airtable - Supabase - PostgreSQL - NocoDB - Python - TypeScript - Docker - Kubernetes - GitHub - GitLab - Cloudflare - AWS - Azure - Google Cloud - Scaleway - OVHcloud - Hetzner - Coolify - Vercel - Resend - Google Workspace - Gmail - Google Drive - Google Sheets - Outlook - Teams - Excel - Word - SharePoint - OneDrive - Slack - Notion - Zoom - Calendly - WhatsApp - Telegram - LinkedIn - HubSpot - Salesforce - Pipedrive - Twenty - Odoo - SAP - Sage - QuickBooks - Pennylane - Qonto - Stripe - Shopify - DocuSign - Zendesk - Intercom - Mailchimp - Twilio - Chatwoot - Formbricks - Canva - Figma - Jira - Trello - Asana - Dropbox - **Clément** Cofondateur, CEO - **Enzo** Cofondateur, CTO Clément la stratégie, Enzo la technique. Un seul interlocuteur, du premier échange au système qui tourne. --- ZénithIA : [accueil](https://www.zenithia.pro/) · [entreprises](https://www.zenithia.pro/entreprises/) · [références](https://www.zenithia.pro/entreprises/references/) · [Écosystème](https://ecosysteme.zenithia.pro/) · [plan du site pour les IA](https://www.zenithia.pro/llms.txt)