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Parler de mon projet

Logiciel IA métier Finance

Chaque paiement reçu retrouve tout seul sa facture

factu reconnaît le client derrière chaque paiement, sur les trois banques et les trois prestataires de paiement de l’entreprise, puis prépare sa facture. Il calcule aussi ce que les clients doivent encore et les commissions des commerciaux. Une personne relit et finalise les factures.

  • 98 %des paiements rattachés à leur client sans intervention
  • 6banques et prestataires de paiement réunis dans un seul écran
  • 1 hpour clôturer le mois, au lieu de deux journées
Logiciel
factu
Domaine
Finance
Connecté à
Qonto · Shine · Crédit Agricole · Stripe · PayPal · Mollie

Le besoin

Des paiements qu’on ne retrouvait plus

Quand on encaisse par six canaux, il faut retrouver le client derrière chaque paiement. Un virement arrive avec un libellé tronqué, un paiement par carte porte l’email d’un proche, et quand un client paie en trois fois, seul le premier versement mentionne la formation achetée.

Avant factu, le dirigeant passait d’une banque à l’autre, puis d’un prestataire à l’autre, pour retrouver le client, vérifier qu’une facture n’existait pas déjà, puis la créer à la main dans Qonto. Les versements de Mollie arrivaient sur le compte nets de frais et regroupés, comme un second paiement. Les commissions des commerciaux se calculaient dans un tableur à part, sur des montants TTC divisés à la main.

Plus d’une centaine de ventes encaissées attendaient leur facture. Les générer en masse sans précaution risquait de produire des factures antidatées ou fausses, qu’il aurait fallu annuler ensuite.

Ce qui arrivait chaque semaine

  • 01

    Le virement mystère

    2 400 € arrivent avec le libellé « VIR SEPA M LEROY ». Trois clients portent ce nom. Il faut fouiller les emails pour savoir lequel a payé.

  • 02

    L’argent compté deux fois

    Mollie vire 3 480 € sur le compte, net de frais, pour six paiements par carte déjà enregistrés. Dans le tableau, la somme apparaît une seconde fois.

  • 03

    Le solde qu’on croit réglé

    Un client a payé un acompte de 1 200 €. Le contrat en prévoyait 2 400, mais ce total n’est écrit nulle part. Six mois plus tard, plus personne ne sait qu’il reste un solde.

Ce qu’on a construit

Les écrans de factu

factu est le poste de travail financier de l’entreprise. Il rapproche les paiements et prépare les factures en montrant ses preuves, et une personne garde la décision finale.

01

Tous les encaissements au même endroit

factu importe les paiements des trois comptes bancaires et des trois prestataires de paiement, les met au même format et retire les doublons. Chaque paiement affiche sa source, son moyen de paiement, sa modalité (acompte, échéance ou solde), le client reconnu et la facture associée.

  • Import régulier des six sources
  • Remboursements et paiements abandonnés repérés
  • Recherche globale par client, montant ou date
02

Un rapprochement qui montre ses preuves

Pour chaque paiement, factu cherche le client avec des preuves classées de la plus sûre à la moins sûre, et affiche la méthode retenue. Quand deux clients sont possibles, il ne choisit pas : le paiement passe en revue avec les meilleurs candidats, et la personne qui tranche est enregistrée.

  • Méthode et niveau de confiance affichés
  • Revue humaine des cas ambigus
  • Historique de chaque validation
03

Une facturation préparée que vous validez

La file de facturation trie les ventes en trois groupes : prêtes, à vérifier, bloquées. factu contrôle l’adresse, le pays, le type de client, le numéro de TVA et le SIRET, puis prépare les brouillons dans Qonto. La finalisation reste un geste humain : aucun automate ne finalise une facture.

  • Contrôles avant chaque brouillon
  • Le motif du blocage écrit en clair
  • Finalisation par lot, après relecture
04

Ce que chaque client doit encore

factu calcule ce que chaque client doit encore, à partir du total convenu et des paiements reçus. Les clients sont classés en soldés, partiels et totaux inconnus. Quand le total du contrat n’est écrit nulle part, le reste dû est marqué « inconnu », jamais 0 €, et le client part dans une liste à compléter.

  • Relevé client : factures, paiements, solde courant
  • Correction du total convenu, tracée
  • Liens de paiement pour le solde
05

Les commissions sur le hors taxes réel

Chaque paiement rattaché à une vente génère la commission du commercial, calculée sur le montant hors taxes réellement encaissé, avec son taux et ses ajustements. En fin de mois, le dirigeant pointe les commissions réglées, et chaque commercial sait ce qui lui est dû.

  • Taux par commercial et ajustements
  • Pointage des règlements
  • Une vue par commercial et par période
06

Le dossier du comptable prêt chaque mois

Les versements de Mollie sont rapprochés des virements reçus sur Qonto, avec les frais réels de chaque lot. factu prépare la ventilation de TVA du mois, l’archive des factures et la déclaration européenne de services (DES) pour la douane, et signale les écarts au lieu de les corriger en silence.

  • Versements, paiements et frais reliés
  • Ventilation de TVA par régime
  • Archive des factures et DES du mois

Architecture

Comment factu fonctionne

factu lit les paiements de chaque banque et de chaque prestataire, retrouve le client, puis prépare les factures et les chiffres pour les autres logiciels. Une source en panne ne bloque jamais les autres.

Fonctionne avec

Banques

  • Qonto
  • Shine
  • Crédit Agricole
  • Revolut

Paiement

  • Stripe
  • PayPal
  • Mollie
  • GoCardless
  • SumUp

Facturation et comptabilité

  • Pennylane
  • Sage
  • QuickBooks
  • Axonaut
  • Odoo
  • Xero

CRM et ventes

  • Twenty
  • HubSpot
  • Pipedrive
  • NocoDB
  • Airtable
  • Fillout

Vous voulez savoir si on peut le mettre en place avec vos outils ? Prenez rendez-vous.

Parler de mon projet

Les difficultés

Ce qui nous a donné du fil à retordre

Les cas difficiles rencontrés en construisant factu, et la façon dont on les a traités.

  1. 01

    Savoir qui a payé quand le virement ne le dit pas

    Le problème

    Le libellé d’un virement est souvent tronqué, ou au nom d’un proche ou d’une société. Une première version rattachait alors le paiement à une fiche client créée à partir de ce libellé, sans email ni adresse, donc à un client qui n’existait pas.

    Ce qu’on a fait

    factu cherche maintenant des preuves, de la plus sûre à la moins sûre : un compte bancaire déjà validé par une personne, le numéro de facture dans la référence, un nom identique à une vraie fiche, un lien de paiement, l’annuaire du CRM. Dès qu’il voit deux candidats, il refuse de choisir, et un virement n’est jamais rattaché sur la seule ressemblance du nom. Testé sur l’historique, ce raisonnement n’a contredit aucun des rattachements faits à la main.

    Ce que ça change pour vous

    Moins de saisie, et aucune erreur de client silencieuse dans la comptabilité.

    Sur le relevé bancaire

    Un virement de 1 200 €, avec pour seul libellé MME C MARTIN.

    À quel client appartient ce paiement ?

    Avant

    À un nouveau client, « C MARTIN »

    Faux

    Créé à partir du libellé, sans email ni adresse.

    ConséquenceJulien Martin, qui a bien payé, reste noté comme impayé.

    Aujourd’hui

    À Julien Martin

    Juste

    Le compte FR76 ••• 4821 a déjà réglé une facture de Julien Martin.

    Comment factu y arrivefactu attend une preuve sûre avant de rattacher un paiement. S’il hésite entre deux clients, il laisse une personne trancher.

  2. 02

    Ne pas compter deux fois le même argent

    Le problème

    Un paiement par carte arrive chez Mollie, puis Mollie vire un lot de paiements, net de frais, sur le compte Qonto. Compté deux fois, le chiffre d’affaires est gonflé. Et calculer les frais par différence mélangeait les remboursements du lot.

    Ce qu’on a fait

    Les virements venant de Mollie sont reconnus dès l’import et ne sont jamais rattachés à un client. Chaque versement est relié à ses paiements et à son virement Qonto : même montant le même jour d’abord, puis à quelques jours près, et seulement s’il n’existe qu’une correspondance possible. Les frais sont lus dans le détail de chaque versement Mollie.

    Ce que ça change pour vous

    Un chiffre d’affaires juste, et un dossier propre pour le comptable.

    Sur les comptes

    Trois clients paient par carte : 300 €, 450 € et 250 €. Quelques jours plus tard, Mollie vire 985 € sur le compte en banque.

    Combien l’entreprise a-t-elle encaissé ?

    Avant

    0 €

    Faux

    300 €+450 €+250 €+985 €

    ConséquenceLe virement de Mollie s’ajoutait aux ventes qu’il contient. Le chiffre d’affaires était gonflé de 985 €.

    Aujourd’hui

    0 €

    Juste

    300 €+450 €+250 €=1 000 €

    Comment factu y arrivefactu reconnaît dans le virement de 985 € ces trois ventes, moins 15 € de frais Mollie. Il le relie à elles et ne le compte pas une seconde fois.

  3. 03

    Suivre les paiements en plusieurs fois sans total connu

    Le problème

    Un client paie un acompte, des échéances et un solde, ou s’arrête en route, et le total convenu n’est souvent écrit nulle part. Et un solde du même montant que l’acompte se rattachait à la facture de l’acompte et disparaissait de la file.

    Ce qu’on a fait

    Le total dû se déduit dans un ordre fixe : la saisie manuelle, puis le total saisi à la vente, puis une facture supérieure au payé, puis la modalité du paiement. Sans total connu, le reste dû est « inconnu », jamais 0 €. Plusieurs paiements peuvent régler une même facture, et ce rattachement reste un geste humain.

    Ce que ça change pour vous

    Un reste dû fiable, sans faux « soldé », et des relances qui partent vers les bons clients.

    Une cliente qui paie en plusieurs fois

    Sophie Bernard a versé 500 € en septembre et 500 € en octobre. Le total convenu n’est écrit sur aucun des deux paiements.

    Combien doit-elle encore ?

    Avant

    0 €, dossier soldé

    Faux

    ConséquencePersonne ne la relance, alors qu’il reste 1 000 € à encaisser.

    Aujourd’hui

    1 000 €

    Juste
    1 000 € payés sur 2 000 €Relance prévue le 12 nov.

    Comment factu y arrivefactu retrouve le total saisi au moment de la vente. S’il ne le trouve nulle part, il affiche « inconnu », jamais 0 €.

  4. 04

    Appliquer la bonne TVA à chaque client

    Le problème

    Particuliers et entreprises de l’Union européenne, départements d’outre-mer, clients hors Union : chaque cas a son régime de TVA. Plusieurs règles de départ étaient fausses, comme des particuliers européens exonérés à tort ou des ventes dans les DOM traitées comme de l’export.

    Ce qu’on a fait

    factu applique la TVA française aux particuliers européens tant que le seuil européen de vente à distance n’est pas atteint, alerte au franchissement, puis passe au taux de leur pays. Les DOM sont traités comme une vente en France. L’autoliquidation ne s’applique qu’aux entreprises dont le numéro de TVA est validé par le service européen VIES. Les écarts sont signalés, jamais corrigés en silence.

    Ce que ça change pour vous

    Des factures justes et des déclarations propres, sans expertise fiscale à chaque vente.

    Trois ventes de la semaine

    Un particulier en Belgique, un particulier en Martinique, une entreprise en Allemagne.

    Quelle TVA mettre sur chaque facture ?

    Avant

    • BelgiquePas de TVAFaux
    • MartiniquePas de TVA, comme un exportFaux

    ConséquenceDes factures fausses, à reprendre une par une avec le comptable.

    Aujourd’hui

    • BelgiqueTVA française, 20 %jusqu’au seuil européen de 10 000 € de ventesJuste
    • MartiniqueTraitée comme une vente en FranceJuste
    • AllemagneAutoliquidationnuméro de TVA vérifié dans VIESJuste

    Comment factu y arrivefactu applique la règle de chaque pays et de chaque type de client, et prévient quand le seuil européen approche.

Résultats et impacts

Ce que ça a changé

  • 98 % des paiements rattachés sans intervention

    Les 2 % restants arrivent en revue avec les clients les plus probables, et se tranchent en un clic.

  • 1 heure pour clôturer le mois

    Il faut maintenant une heure de relecture pour les factures, les restants dus et les commissions, contre deux journées avant.

  • 20 heures rendues chaque mois

    Plus de recherche de client, de saisie de facture ni de calcul de commission dans un tableur.

  • 100 % des paiements fractionnés suivis

    Chaque acompte est suivi jusqu’au solde, et chaque solde oublié devient une relance.

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Intégrations

Les outils connectés

factu se branche sur les outils déjà en place, et les données passent de l’un à l’autre sans ressaisie.

factu s’adapte à votre banque et à vos données de facturation. Si vous avez déjà un logiciel de facturation (Pennylane, Sage, QuickBooks, Axonaut…), factu s’y connecte. Sinon, on construit aussi la facturation sur mesure.

  • Pennylane
  • Sage
  • QuickBooks
  • Axonaut
  • QontoCompte bancaire et factures
  • ShineCompte bancaire
  • Crédit AgricoleCompte bancaire
  • StripePaiements par carte
  • PayPalPaiements PayPal
  • MolliePaiements par carte et versements
  • TwentyAnnuaire des clients
  • NocoDBDonnées des ventes
  • FilloutFormulaires de vente importés
  • FormbricksConditions de vente jointes aux liens
  • VIESVérification des numéros de TVA européens
  • DouaneDéclaration européenne de services (DES)
  • ntfyAlertes
  • PostgreSQLBase de données
  • SupabaseHébergement de la base en Europe

Questions fréquentes

Vos questions sur factu

Qu’est-ce que factu ?

factu est un logiciel de facturation et de rapprochement des paiements sur mesure, conçu par ZénithIA. Il réunit les encaissements de toutes les banques et de tous les prestataires de paiement d’une entreprise, retrouve le client derrière chaque paiement, prépare les factures et calcule les restants dus et les commissions. La finalisation des factures reste humaine.

Combien de temps faut-il pour être opérationnel ?

La mise en service se fait par étapes. On importe d’abord l’historique des paiements et on le rapproche avec vous, ce qui sert aussi à rattraper les factures en retard. Viennent ensuite la file de facturation, les restants dus et les commissions, chacun vérifié sur un mois réel avant d’être utilisé seul. Pour voir ce que ça donnerait chez vous, prenez rendez-vous.

factu fonctionne-t-il avec ma banque ?

Oui. Les banques et les prestataires de paiement les plus courants sont déjà connectés : Qonto, Shine, Crédit Agricole, Stripe, PayPal et Mollie. Si la vôtre n’y est pas, on l’ajoute sur mesure : elle est mise au même format que les autres, sans changer le reste du logiciel. Pour voir ce que ça donnerait chez vous, prenez rendez-vous.

Que se passe-t-il quand un paiement est ambigu ?

factu ne choisit jamais entre deux clients possibles. Le paiement passe dans une file de revue, avec les meilleurs candidats et les preuves trouvées pour chacun. Une personne tranche, et sa décision est enregistrée dans un historique où rien ne s’efface.

factu peut-il envoyer des factures tout seul ?

Pas par défaut, et c’est voulu : factu contrôle les informations et prépare des brouillons, et une personne finalise chaque facture, parce qu’une facture définitive engage l’entreprise. Si vous voulez que certaines factures simples partent seules, par exemple après un paiement par carte, c’est possible : on l’ajoute sur mesure avec des règles strictes. Pour voir ce que ça donnerait chez vous, prenez rendez-vous.

Peut-on garder notre logiciel de facturation ?

Oui. Si vous avez déjà un logiciel de facturation, comme Pennylane, Sage, QuickBooks ou Axonaut, factu s’y connecte : il rapproche les paiements et prépare les factures dans votre outil. Sinon, on construit la facturation entièrement sur mesure. Votre CRM et vos formulaires de vente se branchent de la même façon. Pour voir ce que ça donnerait chez vous, prenez rendez-vous.

Qui garde les données, et factu respecte-t-il le RGPD ?

Les données restent dans votre propre base, hébergée en Europe ou sur votre propre serveur si vous le préférez, et ne servent jamais à entraîner des modèles d’IA. factu ne fait aucun virement : il lit les paiements et prépare des factures, avec des accès limités au strict nécessaire. Chaque correction est tracée, avec son auteur et sa date.

Peut-on adapter factu à notre façon de facturer ?

Oui, c’est le principe d’un système sur mesure. Les règles de rapprochement, les contrôles avant facture, les taux de commission, les modalités de paiement et les droits d’accès suivent votre organisation, et on les ajuste au fil de l’usage. Si une fonction vous manque, on l’ajoute, et on la teste avec vous avant de la mettre en service. Pour voir ce que ça donnerait chez vous, prenez rendez-vous.

Faut-il une équipe technique ou un expert-comptable en interne ?

Non. On héberge factu et on assure sa maintenance. Votre cabinet comptable reçoit chaque mois un dossier prêt : factures, ventilation de TVA, DES et versements rapprochés.

Comment se passent la maintenance et les évolutions ?

factu est maintenu chaque mois : sauvegardes, surveillance des imports, corrections et mises à jour. Quand une banque change son interface, on adapte le connecteur. Les évolutions suivent votre activité, comme une nouvelle offre, un nouveau taux de commission ou un nouveau pays. Pour voir ce que ça donnerait chez vous, prenez rendez-vous.

Comme souvent, ce déploiement s’inscrit dans un accompagnement plus large : une mission de conseil pour choisir les bons chantiers, et une formation des équipes, en ligne ou en présentiel, pour qu’elles s’approprient l’outil.

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