Des propositions commerciales envoyées le jour même de l’appel
Après l’appel de vente, un bouton dans la base des prospects lance la rédaction de la proposition, sa mise en page, le devis et le document à signer. L’associé relit le tout en un quart d’heure, puis l’envoie.
- Le jour mêmela proposition part, quand le prospect est encore chaud
- 3 hgagnées sur chaque proposition
- 15 minde relecture avant l’envoi
Le besoin
Des soirées entières passées sur les propositions
Dans un cabinet de conseil, la vente se conclut rarement au téléphone. Le prospect attend une proposition écrite, avec son contexte, ce qu’on va faire, le planning et le prix, de préférence dans la foulée de l’appel.
Avant, chaque proposition prenait quatre à cinq heures. L’associé repartait d’un ancien document, recopiait ses notes d’appel, ajustait la mise en page, créait le devis dans l’outil de facturation, puis assemblait le tout en PDF. Les propositions partaient trois ou quatre jours après l’appel, souvent écrites le soir.
La qualité dépendait aussi de qui écrivait. Un associé détaillait le planning, un autre oubliait les conditions. Et quand un montant était mal recopié, il fallait reprendre la discussion avec le prospect.
Ce qui arrivait chaque semaine
- 01
La proposition du vendredi soir
L’appel a lieu le mardi. La proposition part le vendredi soir, écrite après une journée de rendez-vous. Le prospect a reçu celle d’un concurrent le mercredi.
- 02
Le devis qui ne colle pas
La proposition annonce 12 000 € HT, le devis joint en affiche 12 400. Le prospect le remarque avant l’associé.
- 03
Les trois PDF
Proposition, devis, conditions : trois fichiers à imprimer, signer, scanner et renvoyer. Au retour, il en manque souvent un.
Ce qu’on a construit
De l’appel à la signature en un clic
La chaîne relie les outils que le cabinet utilisait déjà. On l’a construite pour que le travail humain se résume à relire et à envoyer.
Un bouton après l’appel
Après l’appel, l’associé complète le compte rendu dans la base des prospects : contexte, besoin, budget, décideur, délai. Un bouton lance la suite. L’IA rédige le fond de la proposition à partir de ces notes et des modèles du cabinet.
- Le compte rendu structuré dans la fiche
- Un seul bouton pour lancer la chaîne
- Les modèles du cabinet comme base
Une proposition rédigée et mise en page
La proposition arrive mise en page sur le modèle du cabinet : contexte, objectifs, approche en lots, planning, investissement. L’associé la relit et la retouche directement dans l’éditeur. Quand une information manque, le document l’indique au lieu de l’inventer.
- Huit pages sur le modèle du cabinet
- Retouches directes dans l’éditeur
- Les manques signalés, jamais comblés au hasard
Un devis créé après la relecture
Une fois la proposition validée, le devis est créé dans l’outil de facturation avec les mêmes lots et les mêmes montants. Proposition et devis sont fusionnés en un seul document de huit pages.
- Le devis créé dans l’outil de facturation
- Les mêmes montants que la proposition
- Un seul document à signer
La signature électronique
Le document part pour signature électronique, avec les champs placés sur la dernière page, quelle que soit sa longueur. Un brouillon d’email adapté au prospect attend dans la messagerie ; l’envoi reste un clic humain.
- Champs de signature placés automatiquement
- Brouillon d’email prêt à partir
- Une preuve de signature conservée
Le suivi des envois
Chaque proposition envoyée est suivie : ouvertures, signature, prochaine relance. Quand un prospect ouvre quatre fois la proposition sans signer, le cabinet sait qu’il est temps d’appeler.
- Ouvertures et signatures datées
- La prochaine relance proposée
- Le taux de signature du mois
Les grosses affaires
Pour les missions importantes, la structure s’enrichit : plusieurs lots, gouvernance du projet, retour sur investissement argumenté. La chaîne reste la même.
- Plusieurs lots et options
- Gouvernance du projet
- Retour sur investissement argumenté
Architecture
Comment la chaîne des propositions fonctionne
La chaîne part de la base des prospects, fait écrire l’IA, met en page, crée le devis et prépare la signature. Chaque étape vérifie ce qui existe déjà avant d’agir, pour qu’un second clic ne crée jamais de doublon.
Ce qui entre
Base des prospectsCompte rendu de l’appel et bouton
CRMHistorique du prospect- Modèles du cabinetStructure, ton, conditions
Propositions commerciales
AutomatisationEnchaîne les étapes et attend les services lents
RédactionÉcrit le fond, signale ce qui manque
Mise en pageSur le modèle du cabinet
FusionProposition et devis en un seul PDFDes accès limités au strict nécessaire : créer un devis, jamais faire un virement
Ce qui sort
DevisCréé dans l’outil de facturation
SignatureÉlectronique, avec preuve
EmailBrouillon prêt, envoi humain- SuiviÉtape et liens mis à jour
Les difficultés
Ce qui nous a donné du fil à retordre
Les cas difficiles rencontrés en construisant la chaîne des propositions, et la façon dont on les a traités.
- 01
Une IA qui n’invente rien dans un document qui engage
Le problème
Une proposition commerciale vaut presque contrat. Un modèle d’IA à qui il manque une information a tendance à la deviner, par exemple un taux de TVA ou un délai.
Ce qu’on a fait
Les consignes interdisent toute approximation : quand une information manque, le document écrit « à compléter » à sa place, en évidence. La relecture commence par ces manques.
Ce que ça change pour vous
Un manque se voit tout de suite, alors qu’une fausse information peut passer la relecture.
- 02
Un document qu’on peut retoucher
Le problème
La première version produisait un PDF figé par du code. Chaque retouche obligeait à modifier un texte source puis à tout régénérer.
Ce qu’on a fait
La mise en page passe maintenant par un éditeur de documents avec les modèles du cabinet. L’associé corrige directement le document, comme dans un traitement de texte.
Ce que ça change pour vous
La relecture prend quelques minutes, et le rendu est plus soigné.
- 03
Des services qui répondent lentement
Le problème
La mise en page d’une proposition peut prendre plus d’une minute, et l’outil de facturation ne fournit pas tout de suite le PDF du devis. Une chaîne trop pressée échouait sur ces attentes.
Ce qu’on a fait
La chaîne attend, vérifie si le travail est terminé, et recommence tant qu’il ne l’est pas. Pour le devis, elle attend que le PDF soit prêt, puis le récupère par son identifiant.
Ce que ça change pour vous
Le bouton marche à chaque fois, même quand un service est lent ce jour-là.
- 04
Relancer sans créer de doublon
Le problème
Si la chaîne s’arrête en route et qu’on rappuie sur le bouton, elle risquait de recréer le client ou le devis. Et une facture émise ne se supprime pas, elle s’annule par un avoir.
Ce qu’on a fait
Chaque étape vérifie d’abord ce qui existe : le client dans l’outil de facturation, le numéro de devis enregistré dans la base dès sa création. Un nouveau clic reprend là où la chaîne s’était arrêtée.
Ce que ça change pour vous
Aucun doublon de client ni de devis, même après une panne.
Résultats et impacts
Ce que ça a changé
-
Le jour même
La proposition part quelques heures après l’appel, quand le prospect est encore chaud.
-
3 heures gagnées sur chaque proposition
Rédaction, mise en page, devis et signature se préparent d’un clic après l’appel.
-
15 minutes de relecture
Le travail humain se résume à relire, compléter ce qui manque et envoyer.
-
Des soirées rendues aux associés
Les propositions ne s’écrivent plus le soir après une journée de rendez-vous.
Intégrations
Les outils connectés
La chaîne des propositions se branche sur les outils déjà en place, et les données passent de l’un à l’autre sans ressaisie.
- NocoDBBase des prospects et bouton
- n8nAutomatisation de la chaîne
- ClaudeRédaction de la proposition
- ChatGPTRédaction de la proposition
- GammaMise en page sur vos modèles
- QontoCréation du devis
- GotenbergFusion en un seul PDF
- DocuSealSignature électronique
- GmailBrouillon d’email
- TwentyHistorique du prospect
Questions fréquentes
Vos questions sur la chaîne des propositions
Comment fonctionne la chaîne des propositions commerciales ?
C’est une automatisation sur mesure, conçue par ZénithIA, qui transforme le compte rendu d’un appel de vente en proposition commerciale mise en page, en devis et en document prêt à signer. Un bouton dans la base des prospects lance tout. L’équipe relit quelques minutes, puis envoie.
Combien de temps faut-il pour être opérationnel ?
La mise en service se fait en deux parties. D’abord la proposition rédigée et mise en page sur vos modèles, essayée sur vos prochains appels ; ensuite le devis, la fusion, la signature et l’email. Chaque partie est réglée avec vous sur de vraies propositions avant d’être utilisée seule. Pour voir ce que ça donnerait chez vous, prenez rendez-vous.
L’IA envoie-t-elle les propositions toute seule ?
Non, par défaut : l’IA prépare, une personne relit et envoie. Rien ne part sans validation, parce qu’une proposition engage le cabinet. Si vous voulez automatiser l’envoi de propositions très standard, c’est possible : on l’ajoute sur mesure avec des règles strictes. Pour voir ce que ça donnerait chez vous, prenez rendez-vous.
Que se passe-t-il quand une information manque ?
Le document l’indique en évidence, avec la mention « à compléter », au lieu de deviner. La liste de relecture commence par ces manques, pour qu’aucun ne parte chez le prospect.
Peut-on garder nos modèles et notre mise en page ?
Oui. La proposition est construite sur vos modèles, avec votre structure, vos conditions et votre charte graphique. On peut en avoir plusieurs, par exemple un pour les petites missions et un pour les grosses affaires. Pour voir ce que ça donnerait chez vous, prenez rendez-vous.
Peut-on utiliser notre CRM, notre outil de facturation ou notre solution de signature ?
Oui, dès que l’outil le permet. Ce projet utilise NocoDB, Qonto, DocuSeal et Gmail ; si vous travaillez avec d’autres outils, comme HubSpot, Pennylane ou Outlook, on adapte les connecteurs et le reste de la chaîne ne change pas. Pour voir ce que ça donnerait chez vous, prenez rendez-vous.
Qui garde les données des prospects ?
Les données restent dans vos outils et dans votre base, et ne servent jamais à entraîner des modèles d’IA. Les accès donnés à la chaîne sont limités au strict nécessaire : créer un devis, jamais faire un virement.
Faut-il une équipe technique en interne ?
Non. On installe la chaîne et on assure sa maintenance. Votre équipe utilise le bouton et relit les documents.
Comment se passent la maintenance et les évolutions ?
La chaîne est maintenue chaque mois : surveillance, corrections, mises à jour quand un service change son interface. Les évolutions suivent vos ventes, comme une nouvelle offre, un nouveau modèle ou une nouvelle langue. Pour voir ce que ça donnerait chez vous, prenez rendez-vous.
Comme souvent, ce déploiement s’inscrit dans un accompagnement plus large : une mission de conseil pour choisir les bons chantiers, et une formation des équipes, en ligne ou en présentiel, pour qu’elles s’approprient l’outil.
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